¿PARA QUÉ COMUNICACIÓN INTERNA?
Los que trabajan en una institución no son robots sino PERSONAS. La calidad de relaciones interpersonales dentro de un centro de trabajo puede determinar productividad y eficiencia de un funcionario, así como su salud o enfermedad.
La comunicación interna permite:
• Construir una identidad de la institución en un clima de confianza y motivación.
• Profundizar en el conocimiento de la agencia o institución en la que se trabaja.
• Romper departamentos estancados, respecto a actividades aparentemente independientes, pero que hacen que se bloqueen entre sí.
• Informar grupalmente a los supervisores con una frecuencia relativa. Esto permitió facilitar la integración de las personas que trabajan en la institución y que se hayan sentido satisfechos.
• Hacer públicos, los logros conseguidos, por la Agencia o institución. Así los miembros de esta se sentirán orgullosos y reforzaran el sentirse parte de algo (fidelizar)
• Permitirle a cada uno expresarse ante la dirección general, y esto, a cualquiera que sea su posición en la escala jerárquica de la organización.
• Promueve una comunicación (ESCUCHA COMPRENSIVA O EMPATICA) a todas las escalas. Todos somos la imagen de la institución o empresa.
La tendencia indica que el principal aporte que realiza la Comunicación Interna a las organizaciones es el de dar a conocer y alinear a los colaboradores con la estrategia del rubro a los que se dedica esta.
1) Importancia de tener una Comunicación Interna
No debemos olvidar que LA COMUNICACIÓN INTERNA AYUDA A REDUCIR LA INCERTIDUMBRE Y A PREVENIR EL TEMIDO RUMOR, UN ELEMENTO MUY PELIGROSO PARA LAS INSTITUCIONES ANTE EL CAMBIO.
Si no sabemos cuidar a nuestro cliente interno (compañero de trabajo), difícilmente podremos dar respuestas satisfactorias a los clientes externos (beneficiarios, funcionarios, ciudadanía en general).
Esto puede llegar a degenerar en maltrato, falta de respeto o y, por lo tanto, un clima organizacional lleno de sospechas, suspicacias y un grupo de funcionarios que no está unido.
Un ambiente organizacional tenso facilita que la mayoría desmotivada se deprima, es decir, se le bajen las defensas y que esté predispuesta a contraer cualquier enfermedad (que haya heredado genéticamente) y que falte al trabajo.
Esto predispondrá al trabajador a asumir la actitud de hacer lo que le parece, o hacer las cosas por cumplir o solo “hacer tiempo” hasta que llegue fin de mes.
En cambio, en una institución donde se capacita al personal, se lo escucha, se presta atención a sus necesidades y expectativas dentro de JICA, todo esto inducirá al funcionario o trabajador, a UN CAMBIO DE ACTITUD Y A ASUMIR UN COMPROMISO MÁS ALLÁ DEL FORMAL, pues se siente tratado con respeto, escuchado, tomado en cuenta, etc.
2) Factores para mejorar el Clima Organizacional
Por ejemplo, ¿se le saluda?, ¿se le canta el feliz cumpleaños, haciendo una pausa antes o luego de almorzar?, ¿hay fechas en que las autoridades comparten con los trabajadores?, ¿se celebran fechas como el día de la secretaria, fechas cívicas peruanas? Etc.
3) Capacitar sobre trato cordial al cliente
De otro lado, los temas sobre los que se les puede capacitar en CÓMO GANAR A UN CLIENTE, CÓMO MANTENER EL VÍNCULO LABORAL CON ÉSTE Y CÓMO SATISFACER A AMBAS PARTES EN LA RELACIÓN CONTRACTUAL.
Los distintos encuentros pueden ser para informar qué hace cada equipo o persona. Parece que no se sabe trabajar en grupo, pues cuando responden sobre una nota de prensa dan respuestas individuales y no como parte de un grupo. Tener una idea de en que está ocupada mi compañera y no solo suponer. Saber qué temas están trabajando tales equipos.
Muchas veces pasa que nadie sabe qué hace el otro equipo, solo supone (a mí me han respondido así). Estas reuniones facilitarán saber qué temas está trabajando cada equipo y en qué fase va. Así todos tendrían una idea de qué está haciendo el otro grupo. Pues se supone que son equipos de trabajan y como tales deberían responder como equipos sobre qué hacen y qué están por hacer. Se percibe mucho individualismo y escaso espíritu de equipo (debe ser porque los han cambiado recientemente).
4) Normas de Relaciones Humanas y Atención Cordial al Cliente
Otro tema básico en el que se debe capacitar o hacer ver lo “obvio”, son las recomendaciones básicas de las relaciones humanas: saludar, sonreír, presentarse dando la mano firme. ¿Esto puede ser aplicado a las funcionarias de la institución? Sí, pues no viven en una isla. Se tienen que vincular con funcionarios de mando medio del Estado, de agencias cooperantes, etc., similares y beneficiarios, autoridades locales, etc., y en todas las clases sociales, con doctorado o no.
5) Cómo podrían hacerse las cosas mejor de lo que ya están
Revisar cómo van las cosas en la institución, cómo se sienten todos, ¿están cómodos con la forma cómo se hacen las cosas? ¿Hay algo que puede mejorarse? ¿Cómo? ¿Alguna sugerencia? ¿Se nos está pasando por alto algo referente a algún tema? ¿Algo que hayamos obviado? Este tipo de reuniones con todos los trabajadores de la empresa, deberían hacerse cada 3 meses como mínimo. Sobre todo al inicio de una etapa de cambios. Así evitaremos caer en la “cultura de lo obvio” que hoy prevalece en la empresa.
“El sentido común es el menos común de los sentidos” Dos mentes piensan mejor que una. Esto ayudaría tanto al líder de la empresa como a los trabadores. Todos, pues saldrían más integrados, relajados, etc.
El líder máximo no puede saber todos los problemas ni estar resolviendo cada uno. Siempre puede haber la posibilidad de que algo se le escape y este tipo de reuniones, aparte de integrar al personal y relajarlo, permite identificar las fallas o defectos de nuestra institución.
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Mg. Guillermo Pérez Vásquez
Consultor en Comunicación Estratégica para el Desarrollo Humano con Inclusión Social, Sostenibilidad y Psicólogo, Psicoterapeuta
http://posicionamientoyfidelizacion.blogspot.com/
http://escuchaempatica.blogspot.com/
998030233
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